Case #13: Hvad er en fortegnelse?
Cases er eksempler på spørgsmål og henvendelser, vi modtager i #Vejledningsfunktionen, som vi gerne vil dele til inspiration for andre.
En forsker henvendte sig til Vejledningsfunktionen for at få information omkring hvad en fortegnelse er og hvor ansøgningen skal registreres.
En fortegnelse er en administrativ opgørelse over hvem der behandler personoplysninger og til hvilke formål. Tidligere har det været Datatilsynet der stod for opgørelsen, men da Databeskyttelsesforordningen trådte i kraft overgik ansvaret til den dataansvarlige institution (f.eks. regionen).
Databeskyttelsesforordningen stiller krav om, at alle dataansvarlige og databehandlere fører interne fortegnelser over deres behandling af personoplysninger. Formålet med fortegnelsen er, at skabe overblik over projekter, som behandler personfølsomme data. Dette overblik er en forudsætning for at kunne overholde en række forpligtelser i databeskyttelsesforordningen. Fortegnelser skal foreligge både skriftligt og elektronisk.
Anmeldelse af fortegnelsen skal typisk ske til den institution hvor den projektansvarlige er ansat. Udgår forskningen fra et hospital vil det typisk være regionen, men kunne lige så vel være et universitet eller en virksomhed. En godkendt anmeldelse giver tilladelse til at behandle og opbevare følsomme personoplysninger i forbindelse med forskningsprojektet.
Det er væsentligt at fremhæve, at kravet om at føre en fortegnelse udelukkende er tænkt som en ”intern” forpligtelse. Det betyder blandt andet, at forskeren kun efter anmodning vil skulle sende sin fortegnelse til Datatilsynet.
For yderligere information, se her.
I denne case hjalp vi forskeren med at få information omkring, hvad en fortegnelse er og hvem den skal sendes til. Vi medsendte også et link til Datatilsynets vejledning til fortegnelsen, hvor forskeren kunne finde yderligere information.
Tag kontakt til os, hvis du har brug for first-level vejledning i dit forskningsprojekt. Vi tilstræber at besvare alle henvendelser inden for 2-4 hverdage. Husk, at vores hjælp er gratis og at vi – som denne og de tidligere #vejledningscases viser – hjælper forskere i både det private og det offentlige regi, danske såvel som udenlandske.
Skriv til os på LinkedIn, send en mail på info@vejledningsfunktionen.dk eller ring til os på tlf. 2494 7969
Mandag til torsdag kl. 10.00-14.00
Fredag kl. 10.00-13.00
